La procedura CO3 per intervistare gli stakeholders

La procedura CO3  per intervistare gli stakeholders

Gli incontri che uniscono partner tecnologici CO3, stakeholder diretti e indiretti, entrambi riuniti in gruppo o intervistati singolarmente di persona, forniranno spunti per delineare gli scenari del servizio CO3 e il caso d’uso sulla base di una comprensione comune delle capacità offerte dalle tecnologie e dai bisogni e opportunità offerte dai piloti.

Lo scopo di queste discussioni è esplorare il punto di vista degli utenti finali su come la tecnologia rivoluzionaria focalizzata da CO3 sarà in grado di abilitare futuri servizi pubblici verso la co-creazione, coproduzione e co-gestione.

Questi incontri mirano anche a:

  • Iniziare la conversazione e coinvolgere le parti interessate
  • Raccogliere dati e siti di conoscenza del campo di applicazione delle tecnologie CO3

Le discussioni ruoteranno attorno a tre argomenti principali:

  1. La descrizione delle tecnologie specifiche identificate da CO3, concentrandosi sulle loro capacità, opportunità e vincoli (nessun tecnicismo) che serviranno da introduzione alla discussione
  2. Partendo dall’area di interesse individuata da ciascun pilota, la descrizione dei servizi esistenti, dei luoghi, dei destinatari che attualmente caratterizzano il servizio pubblico. Inoltre, l’elicitazione dei bisogni è fondamentale per agganciare gli scenari del servizio CO3 a condizioni reali.
  3. I servizi o modelli di interazione attesi o previsti mediati dalle tecnologie CO3

Perchè questi meeting sono utili?

  • Stimolare il dialogo per generare informazioni esaustive, intuizioni e condivisione di conoscenze/esperienze nella prospettiva delle parti interessate. Questo aspetto è valorizzato dallo scambio tra persone diverse che possono discutere e negoziare in un colloquio di gruppo più che in un colloquio individuale.     
  • Fornire informazioni direttamente da persone che sono coinvolte nella questione o possiedono conoscenze specialistiche su un argomento di cui poco si sa tra i ricercatori.
  • Fornire informazioni da persone che possono fornire approfondimenti sulle condizioni e situazioni reali.
  • Fornire una rappresentazione di opinioni e idee diverse.
  • Se riuniti in gruppi, forniscono un modo relativamente economico ed efficiente per generare una grande quantità di informazioni qualitative.

 Limitazioni e insidie

  • Anche se possono essere semi-strutturate, le interviste forniscono informazioni qualitative, non adatte per trarre deduzioni su popolazioni più ampie bensì su situazioni specifiche.
  • Se condotta in gruppo, sebbene l’interazione di gruppo sia generalmente vista come un vantaggio, c’è sempre la possibilità che l’impostazione di gruppo possa inibire l’interazione, specialmente per/da parte di alcuni individui.
co3_workshop
The CO3 interview process

La procedura

Target

Discussioni individuali o di gruppo coinvolgeranno gli stakeholders CO3, come le Pubbliche Amministrazioni (responsabili politici, funzionari e funzionari pubblici, tecnici…) Associazioni, ONG e comunità di cittadini, inclusi anche attori privati. Criteri generali di inclusione:

  • 18 years o più
  • Consenso a partecipare allo studio
  • Esperienza con servizi pubblici e cittadinanza attiva

Procedura di reclutamento

 Assicurarsi di reclutare partecipanti in base agli scenari di servizio che si stanno esplorando. Selezionare il canale di comunicazione più adatto allo specifico target a cui ci si riferisce. La comunicazione a tutti i potenziali partecipanti deve includere:

  • Informazioni sul progetto
  • Richiesta di partecipazione
  • Date e orari suggeriti
  • Informazioni sui contatti
CO3-Invitation
Example of an invitation for a CO3 workshop

Dopo il primo contatto, seguire i partecipanti invitati per assicurarsi che abbiano compreso le procedure e che parteciperanno agli orari stabiliti.

Numero e ambito delle riunioni

Ogni città pilota (Atene, Torino, Plaine Commune) è invitata a condurre almeno 2 discussioni di gruppo per coinvolgere le parti interessate nelle conversazioni del progetto, introdurre tecnologie e saperne di più sul campo di applicazione.

Ogni pilota identificherà le persone da invitare, in base alle competenze e al ruolo nell’area di interesse del servizio pubblico.  

  • Le interviste individuali sono particolarmente utili per coinvolgere i responsabili delle politiche nella visione del progetto e ottenere visioni a lungo termine sugli scenari di servizio e sugli impatti previsti. 
  • Le interviste/incontri di gruppo consentono di massimizzare la possibilità di raccogliere le conoscenze e arrivare a una visione condivisa del progetto da un maggior numero di persone e prospettive. Decidendo di condurre sessioni di gruppo, in questa fase, il suggerimento è di creare gruppi omogenei, raccogliendo persone della stessa organizzazione o dipartimento. La dimensione del gruppo è uno dei fattori critici per il successo della discussione. Il numero minimo suggerito è di 6 persone; oltre 12-15 persone la discussione rischia di essere poco inclusiva. Non vi è alcun requisito per gruppi dello stesso-sesso, gruppi di organizzazione singola e non è richiesto nemmeno un numero uguale di maschi e femmine in ciascun gruppo. I focus group dovrebbero essere composti sulla base della rilevanza per gli scenari di servizio su cui focalizzarsi. È importante che ogni membro dello stesso gruppo abbia sperimentato almeno lo stesso tipo di servizi per facilitare la discussione di gruppo.

Interviewer/Moderator

Si raccomanda che l’intervistatore / moderatore della discussione faccia parte del team del consorzio in modo che abbia familiarità con i concetti rilevanti.

Ruoli e responsabilità:

  • Mantenere gli intervistati concentrati, coinvolti, attenti e interessati.
  • Monitorare il tempo e utilizzare un tempo limitato in modo efficace.
  • Utilizzare suggerimenti e sondaggi per stimolare la discussione.
  • Limitare le conversazioni / argomenti secondari
  • Essere preparati a spiegare o ribadire le domande.
  • Argomenti diffusi e anticipati

L’intervistatore dovrà essere sempre accompagnato da una seconda persona incaricata di prendere appunti sull’incontro.

Luogo

Sia per ospitare una discussione di gruppo/focus group che un colloquio individuale, assicurarsi di avere uno spazio adeguato. Dovrebbe essere caldo e accogliente ma non facile a distrarsi o ad essere disturbati. Nel caso di una discussione di gruppo, i posti a sedere dovrebbero essere disposti comodamente in modo che tutti possano vedere tutti gli altri senza doversi voltare. Si suggerisce di offrire un rinfresco ai partecipanti.

Condurre le riunioni

Di seguito, abbiamo delineato le fasi principali per facilitare una discussione mirata in grado di esplorare, sondare e porre domande sui futuri scenari dei servizio CO3 abilitati dalla tecnologia dirompente selezionata. Sono stati adattati per essere validi sia per i gruppi che per le riunioni individuali. 

Introduzione

Durante l’introduzione, l’intervistatore in generale dovrà. 

  • Presentarsi e presentare la persona che registrerà la sessione.
  • Fornire un riepilogo dell’obiettivo e degli argomenti del meeting. Lo scopo dell’incontro dovrebbe essere dichiarato in modo chiaro e semplice agli intervistati che dovrebbero essere autorizzati a porre domande.
  • Descrivere il processo/sequenza e far sapere ai partecipanti il tempo programmato.
  • In caso, avvisare i partecipanti della registrazione. Assicurare ai partecipanti che tutto ciò che dicono sarà trattato con discrezione e, quando i risultati saranno presentati, non sarà possibile assegnare loro alcun commento. Va anche sottolineato che non ci sono risposte giuste o sbagliate, che tutti i commenti sono benvenuti e resteranno riservati. Assicurarsi che la loro identità non sarà rivelata in nessuna pubblicazione/rapporto (consenso verbale).

Riscaldamento

La sezione di riscaldamento di solito coinvolge

  • L’introduzione del/i partecipante/i, anche se colleghi o conoscenti.
  • Avviare l’incontro, fornendo una descrizione generale del progetto, del contesto e degli obiettivi. Ciò consentirà agli intervistati di concentrarsi sui temi di interesse (servizi esistenti, tecnologie, esigenze di innovazione, …). Stimolare le domande. Questa fase aiuta a preparare il terreno per ricordare esperienze rilevanti in campi correlati o simili.

Sezioni di contenuti chiave

La discussione diventa più specifica e si sposta nell’ottenere l’opinione e il feedback dei partecipanti sugli argomenti di interesse. Incoraggiare i partecipanti a parlare con  domande aperte e ad ascoltare attentamente. La lingua dovrebbe essere la stessa di quella  dei partecipanti.

Preparare la traccia dell’intervista, sia per i singoli che per i gruppi che dovrebbe includere: 

  • l’obiettivo e le informazioni sull’intervista da fornire
  • gli argomenti da discutere
  • domande (da utilizzare per introdurre argomenti, analizzare aspetti specifici)
  • dati e stimoli visivi sono utili per focalizzare l’attenzione sull’argomento
  • Rispettare il ritmo della discussione dato dalle persone: l’intervista deve focalizzarsi sugli argomenti individuati; se la persona/gruppo introduce un argomento che si trova al fondo della lista degli argomenti dell’intervistatore, non interrompere e seguire il percorso. L’ordine degli argomenti non è fisso, sono importantio solo gli argomenti focalizzati.  
  • Consentire delle pause ogni volta che sono necessarie.

Fase di chiusura (Riepilogo e Conclusione)

È essenziale concludere adeguatamente ogni discussione con una fase di chiusura. Si dovrebbe:

  • Riassumere le dichiarazioni importanti e assicurarsi che non vi siano malintesi..
  • Offrire la possibilità di aggiungere dichiarazioni sull’argomento e ulteriori informazioni che potrebbero essere state omesse o dimenticate.
  • Ringraziare il/i partecipante/i per la loro partecipazione e impegno. Fornire alcune spiegazioni aggiuntive su cosa accadrà con i risultati.
  • Non spegnere il registratore, continuare con la registrazione. Chiudere la discussione e invitare le persone ad andarsene. Gli ultimi minuti sono sempre importanti. A volte i commenti emersi dopo la discussione del focus group sono i più preziosi proprio quando i partecipanti hanno concluso tutta la giornata.

Esempi di domande

  • Considerando iI contesto/servizio, quale informazione non è stata esplicitamente fornita o non facilmente accessibile?
  • C’è qualche conoscenza tacita che può essere trasmessa alle persone?
  • Quali informazioni disponibili ma poco utilizzate potrebbero essere migliorate attraverso la CO3?
  • Pensando ai servizi forniti/utilizzati, quali sarebbero decentralizzati per raggiungere un pubblico più ampio?
  • Esistono processi auto-organizzati che potrebbero essere migliorati (in termini di partecipazione, efficacia o efficienza…) dalla tecnologia digitale?
    • Tra i cittadini, con le associazioni, con la PA? Altri attori?
  • Quali luoghi immaginate si adatterebbero particolarmente per ospitare un progetto pilota di co-creazione e co-gestione di servizi pubblici?
  • Immaginando di essere in grado di riconoscere e incentivare l’impegno e la partecipazione delle persone ai servizi pubblici, quali tipi di ricompensa sarebbero dati? (esclusa ricompensa monetaria)
    • Tangibile (oggetti)
    • Intangibile (ad es. Livello di reputazione o punti, ogetti virtuali), accesso ad altri servizi …
  • Esistono processi decisionali che potrebbero beneficiare di informazioni e input provenienti dai cittadini?
  • Esistono processi decisionali che potrebbero essere resi più inclusivi e prevedere un vertice di partecipazione per i destinatari finali?

Raccolta dati

Tenere traccia delle riunioni tenute, prendendo nota di alcuni dati con ora, luogo e persone invitate. i dati richiesti sono:

  • Città: Atene, Parigi, Torino
  • Tipo di incontro: T: Focus Tecnologico; P: visita pilota; I: Intervista faccia a faccia; C: incontro interno (all’interno dei partner del consorzio); D: Workshop di Co-Design; altro/personalizzato
  • Numero di persone coinvolte

Se possibile, fornire un’indicazione concisa dell’obiettivo dell’incontro. Anche il monitoraggio dei partecipanti è importante, archiviare le informazioni delle organizzazioni coinvolte e riunire I partecipanti a un livello minimo per monitorare la gamma dei profili di questa fase e per poterli descrivere. In questa fase, il foglio firma di un partecipante è sufficiente per mappare il campione.

CO3-Participants signatures sheet-1
Example of signature sheet

È necessario identificare e fidarsi di una persona che prenda nota dei punti chiave più importanti della discussione, registrare le informazioni fornite, i riferimenti pertinenti e osservare da vicino la situazione (ad esempio le reazioni degli individui singolarmente e quando sono in gruppo: dinamiche di negoziazione, risposte di gruppo). Questo diventa obbligatorio nel caso in cui la sessione non sia registrata in audio/video. Inoltre, queste note servono come “supporto” nel caso di problemi con l’apparecchiatura di registrazione.

  • Registrazione audio/video 
    Se si intende registrare la sessione, verificane il funzionamento prima dell’incontro. Assicurarsi di conoscerlo. La registrazione non dovrebbe essere enfatizzata. Acquisire familiarità e sicurezza nell’uso del registratore. Evitare di controllarlo durante la discussione. Le registrazioni dovrebbero essere usate per trascrivere la discussione parola per parola. È anche possibile filmare la discussione se i partecipanti danno il loro consenso.

Impara dai dati raccolti

I verbali e i dati raccolti dopo ogni riunione/intervista devono essere trascritti (se registrati) e completati con le note del moderatore (considerando anche le note del registrato). In questa fase è importante evidenziare priorità, bisogni, vincoli, aspettative, spunti pragmatici. Elementi, frasi o temi comuni dovrebbero essere evidenziati insieme a eventuali commenti pertinenti.

Conclusioni

Seguire la guida ci ha permesso di raccogliere il feedback di cui avevamo bisogno per documentare gli scenari e sviluppare i requisiti tecnici per condurre i progetti pilota.

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